Mut zur Lücke darf man oft im Geschäftsleben haben – beim Schreiben einer Rechnung allerdings nie. Bei den Pflichtangaben auf Rechnungen ist der Gesetzgeber unerbittlich, sie müssen vollständig vorhanden sein, damit eine Rechnung ein formal gültiges Dokument ist. Alle Pflichtangaben auf Rechnungen einzuhalten nützt nicht nur dem Schreiber der Rechnung, um reibungslose Abläufe zu gewährleisten – auch der Empfänger der Rechnung kann ausschließlich formal korrekte Rechnungen für seine Buchhaltung und seinen Vorsteuerabzug gebrauchen.
Pflichtangaben auf Rechnungen im Einzelnen:
- Auf die Rechnung gehört der vollständige Name des Unternehmers bzw. des Unternehmens (vollständig bedeutet: inklusive der Nennung einer vorhandenen Rechtsform, z.B. GmbH, UG, GbR …; bei Einzelunternehmern wie Freiberuflern entfällt das normalerweise).
- Anschrift des Unternehmens
- Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder, falls nicht vorhanden, die persönliche Steuernummer
- Rechnungsdatum (entspricht dem Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird)
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Menge und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Dienstleistung
- Umsatzsteuersatz (bei Posten mit unterschiedlichen Steuersätzen: transparent aufgeschlüsselt, welcher Rechnungsposten welchem Steuersatz unterliegt)
- Ggf. Minderungen des Rechnungsbetrags wie z.B. Skonto
- Rechnungssumme und entfallende Umsatzsteuer
- Ggf. Hinweis auf eine Steuerbefreiung (z.B. beim Reverse-Charge-Verfahren im Falle von Rechnungen ins EU-Ausland oder bei Kleinunternehmer-Rechnungen)
Pflichtangaben einer Kleinbetragsrechnung:
Bei Rechnungen, deren Brutto-Rechnungsbetrag 150 Euro nicht übersteigen, sind nicht ganz so viele Pflichtangaben notwendig. Eine Kleinbetragsrechnung muss folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name des Unternehmers bzw. Unternehmens
- Anschrift des Unternehmens
- Rechnungsdatum (gleichbedeutend mit dem Ausstellungsdatum)
- Menge und Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Preis und Betrag der entfallenden Umsatzsteuer für die Ware oder Dienstleistung
- Steuersatz der entfallenden Umsatzsteuer (oder der Hinweis darauf, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist)
- ggf. im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf den Grund, weshalb keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist
Optionale Angaben auf der Rechnung
Eine Rechnung darf wie jeder Brief gestaltet werden – mit Anrede und Grußformel, Dank für den Auftrag und Bitte um Weiterempfehlung; wer es möchte, kann seine Rechnung auch unterschreiben. Neben den Pflichtangaben auf Rechnungen können jede Menge optionaler Angaben auf einer Rechnung sinnvoll sein –zum Beispiel ein vereinbartes individuelles Zahlungsziel oder ein Hinweis auf aktuelle Angebote.
Was muss und was darf auf der Rechnung stehen?
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Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer werden automatisch eingefügt; an die Angabe des Leistungs- bzw. Lieferdatums erinnert das System dich bei jeder Rechnung von selbst.
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