Gutschriften

Was ist eine Gutschrift?

Eine Gutschrift ist im Prinzip eine negative Rechnung: Statt einen Geldeingang einzuleiten (wie eine Rechnung es tut) ist sie Symptom für einen Geldabfluss aus der Geschäftskasse. Weil das Finanzamt an jedem Vorgang interessiert ist, der den unternehmerischen Geldfluss betrifft, muss auch bei einem Geldausgang ein Dokument den Vorgang nachweisen, genauso, wie es beim Geldeingang durch die Rechnung geschieht.

 

Wozu dient die Gutschrift?

Formal ist eine Gutschrift der Rechnung sehr ähnlich: Die Pflichtangaben sind auf beiden Dokumenten dieselben. Anders als die Rechnung fordert erstere aber kein Geld, sondern sie dokumentiert, dass der Empfänger Geld erhält. Genau wie eine Rechnung berechtigt auch eine Gutschrift ggf. zum Vorsteuerabzug.
 

Wer stellt Gutschriften aus?

In einigen Branchen ist es üblich, dass derjenige, der Geld zu zahlen hat, die Abrechnung übernimmt – zum Beispiel in der Medienbranche. Viele Zeitungsverlage rechnen ab, was ihre freien Mitarbeiter an Honoraren zusteht, und stellen Gutschriften aus. Das ist nicht überall und immer so, manche freie Journalisten stellen ihrerseits Rechnungen an die Verlage aus. Manche Agenturen nutzen das Gutschriften-System, um ihre Vermittlungsprovisionen abzurechnen.
 

Wozu Gutschriften NICHT dienen: Rechnungskorrekturen

Eine Änderung in der Gesetzgebung hat der Gutschrift eine Funktion genommen, die sie früher einmal hatte: Einer fehlerhaften Rechnung konnte man eine Gutschrift über denselben Endbetrag hinterhersenden und die Fehler-Rechnung so korrigieren. Das ist nicht mehr erlaubt, heute ist das korrekte Vorgehen in solch einem Fall das Erstellen einer Storno-Rechnung.
 
Gutschrift

Früher normal: Rechnungskorrektur mit einer Gutschrift. Heute gibt’s dafür die Storno-Rechnung.

 

Relevante Daten für Gutschriften

Wie schon erwähnt: Optisch sind sich Rechnung und Gutschrift zum Verwechseln ähnlich. Neben den Pflichtangaben, die Adressen, die Datierung der Dokumente, ihre Nummerierung etc. betreffen, sind noch einige Dinge zu beachten:

Wenn der Empfänger umsatzsteuerpflichtig ist, muss seine Umsatzsteuer-ID auf dem Dokument vermerkt werden. Andernfalls gehört die persönliche Steuernummer auf das Dokument, aber auch ggf. der Verweis, dass der Empfänger die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nimmt.

 

Mit Billomat einfach Gutschriften erstellen

So einfach und schnell wie Rechnungen schreiben: Mit der Rechnungs- und Buchhaltungssoftware Billomat brauchen auch Gutschriften nur wenige Klicks. Um fortlaufende Nummerierung, das korrekte Datum für das Dokument und alles Weitere für die formale Richtigkeit sorgt das System!