Mahnungen

Was sind und wozu dienen Mahnungen?

Mahnungen gehören zu den unschönen Dingen im Geschäftsleben – und zwar sowohl für denjenigen, der sie empfängt, als auch für denjenigen, der sie schreiben muss. Mit der Mahnung fordert ein Gläubiger einen Schuldner auf, einen überfälligen Geldbetrag zu zahlen – entweder ganz oder in Teilen. Natürlich bleibt die angenehmste Mahnung immer die, die gar nicht geschrieben werden muss – weil Geldeingänge direkt nach Rechnungseingang angewiesen werden (Förderlich hierfür ist der sogenannte Skonto).
Wenn es aber einmal ohne Mahnung nicht gehen sollte, dann findest du hier alles, was zu beachten ist.

Tipp: auf mahnung-schreiben.de findest du eine kostenlose Vorlage für Mahnungsschreiben aller Mahnstufen.

 

Ab wann darf gemahnt werden?

Für den Zeitpunkt einer Mahnung liegt eine erste Regel auf der Hand: Vor der Mahnung muss es erst einmal eine Rechnung geben. Auf dieser Rechnung muss aber nicht unbedingt ein individuelles Zahlungsziel genannt sein, weil es gesetzliche Regelungen gibt, bis wann eine Rechnungsschuld zu begleichen ist.

Sofern es keine vertraglich anders geregelte Übereinkunft zum Zahlungsziel gibt, gilt in Deutschland die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen nach Erhalt einer Rechnung. Wer sein Geld schneller als innerhalb dieser 30 Tage bekommen möchte, muss das Zahlungsziel auch schon vor der Erbringung der Leistung individuell verhandeln (durch einen Vertrag oder durch AGB, die dem Kunden zur Verfügung stehen).
Mahnungen

Macht niemand wirklich gerne, ist aber notwendig: Das Mahnungsschreiben

 

Was muss auf einer Mahnung stehen?

Auf einer Rechnung braucht kein Zahlungsziel zu stehen, weil die gesetzliche Zahlungsfrist greift, auf einer Mahnung dagegen sollte deutlich die Aufforderung zur unverzüglichen Zahlung (oder alternativ ein neues Zahlungsziel, sofern dem Empfänger ein Aufschub gewährt wird) genannt werden. Wie Mahnungen tatsächlich formuliert werden, bleibt jedem Gläubiger selbst überlassen, sinnvolle Anregungen können aber natürlich übernommen werden.
 

Sind Mahnungen notwendig?

Die gesetzliche Zahlungsfrist bedeutet, dass der Schuldner nach Verstreichen automatisch in Verzug gerät – eine Mahnung ist gesetzlich nicht unbedingt notwendig, um Außenstände einzufordern. (Achtung: In diesem Zusammenhang ist von Mahnungen im Sinne einer individuellen Unternehmenskommunikation die Rede. Daneben gibt es auch das gerichtliche Mahnverfahren, mit dem das Amtsgericht eingeschaltet wird, um eine Forderung einzutreiben. Diese beiden Mahnwege sind nicht miteinander zu verwechseln!) Mahnungen sind aber ein üblicher Weg, um einem schuldigen Kunden nicht sofort mit der Brechstange zu drohen – und in den meisten Fällen auch ein sinnvolles Kommunikationsinstrument, um vergessliche Kunden an ihre Schulden zu erinnern. Wer sofort mit Inkassoverfahren, Gericht oder Anwalt droht, gefährdet zumindest zuverlässig die Kundenbindung.
 

Mahnstufen

Bis zu drei Mahnungen sind üblich – ein Standard, den aber jeder Unternehmer für sich selbst anpassen kann. In der ersten Mahnung wird normalerweise an die offene Rechnung erinnert, ohne dass es weitere Konsequenzen für den säumigen Kunden gibt. In der zweiten Mahnung werden häufig zumindest Mahngebühren aufgeschlagen. In der dritten Mahnung sind dann nicht selten bereits Verzugszinsen enthalten.

Es ist aber keineswegs ein Muss, drei Mahnungen zu versenden, ehe Gericht, Anwalt oder Inkassounternehmen eingeschaltet werden. Auch steht es jedem Unternehmer frei, schon ab der ersten Mahnung Mahngebühren und/oder Verzugszinsen zu erheben.

Übrigens nennt man die erste Mahnung oft freundlicherweise noch „Zahlungserinnerung“ – einen wirklichen formalen Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung gibt es aber nicht.

 

Höhe der Mahngebühren

Es gibt keine genauen Vorgaben, wie hoch Mahngebühren sein dürfen – sie müssen allerdings angemessen sein und mit tatsächlichem Aufwand (zum Beispiel durch Porto und Zeitaufwand) begründet werden können. Üblicherweise steigen Mahngebühren pro Mahnstufe an – so kann die erste Mahnung 2,50 Euro, die zweite Mahnung 5,00 Euro und die dritte Mahnung 7,50 Euro Mahngebühr enthalten.
 

Wie hoch sind die Verzugszinsen?

Anders als für Mahngebühren gibt es für Verzugszinsen klare Vorgaben: Sie sind abhängig vom Basiszinssatz für den Zeitraum, der vom Zahlungsverzug betroffen ist, und vom jeweils aktuellen Verzugszinssatz.
Den aktuellen Basiszinssatz erfährst du von der Deutschen Bundesbank.

Der aktuelle Verzugszinssatz (Stand 2017) beträgt 5%, wenn ein Privatkunde betroffen ist, und 9%, wenn die Forderung an ein Unternehmen gerichtet ist.

Tipp: Hier findest du einen kostenlosen Verzugszinsrechner mit dem du die fälligen Verzugszinsen bequem berechnen kannst.

 

Mit Billomat aus Rechnungen Mahnungen erstellen

Mahnen müssen ist ärgerlich genug – umso besser, wenn der Aufwand dafür wenigstens minimal ist. Mit einer Rechnungs- und Buchhaltungssoftware wie Billomat wird dir das Mahnen so leicht wie möglich gemacht: Es bleibt deiner Entscheidung überlassen, ob du

  • mit wenigen Klicks aus einer offenen Rechnung zu einem Zeitpunkt deiner Wahl eine Mahnung (und auch die zweite und ggf. dritte) manuell generieren möchtest
  • oder ob das System nach deinen Vorgaben (wie viel Zeit soll nach dem Ende der Zahlungsfrist bis zur Mahnung verstreichen, welche Höhe sollen die Mahngebühren haben, wie viele Mahnstufen soll es geben …) automatisch Mahnungen versendet.

In jedem Fall kann die Rechnungs-Software dir helfen, das unangenehme Mahnen denkbar einfach und angenehm zu machen!