Darf ich fehlerhafte Rechnungen bearbeiten oder löschen?

Wenn eine Rechnung einmal ihren Platz in deinem Rechnungssystem bekommen hat, kann ihr diesen Platz niemand mehr nehmen. Das bedeutet: Die Frage „Rechnungen bearbeiten oder löschen?“ ist leicht beantwortet: „Auf keinen Fall!“. Als Fehlerkorrektur sind sowohl die Bearbeitung als auch das Löschen von Rechnungen definitiv unzulässig. Stattdessen sieht der Gesetzgeber die Storno-Rechnung als Instrument zur Fehlerkorrektur vor.

Fehlerhafte Rechnungen richtig korrigieren

Es gibt viele Gründe, warum du Rechnungen bearbeiten oder löschen wollen könntest: Der Kunde hat vergessen anzugeben, dass seine Rechnungsadresse sich mittlerweile geändert hat. Es gibt Streit über die Rechnungssumme, die sich noch einmal ändern muss. Ein Zahlendreher, irgendein Irrtum oder ganz alltägliche Vergesslichkeit führen zu falschen Rechnungsposten.

Hat eine Rechnung aber erst einmal den Empfänger erreicht, dann trägt sie ihre eigene unverwechselbare Rechnungsnummer und ist unabänderlich Teil deines Rechnungssystems. Eine bearbeitete Rechnung mit derselben Rechnungsnummer wäre nicht mehr die identische Rechnung – und das ist nicht erlaubt. Jegliche Änderung auf der Rechnung macht sie zu einem neuen Dokument und benötigt eine eigene Rechnungsnummer.

Mittel der Wahl zum Vermeiden vom Rechnungen Bearbeiten oder Löschen ist die Storno-Rechnung: Sie ist sozusagen die Forderung über einen negativen Rechnungsbetrag (in der Höhe des ursprünglichen Betrags, der in der fehlerhaften Rechnung genannt wurde). Positive Forderung und negative Forderung ergeben Null – damit ist die falsch ausgestellte Rechnung neutralisiert. Eine neue, korrigierte Rechnung – selbstverständlich mit eigener, unverwechselbarer Rechnungsnummer – kann jetzt ausgestellt werden.

Fehler in der Rechnung? Einfach so löschen ist nicht!

 

Eine Rechnungs-Software unterstützt dich bei der Rechnungskorrektur

Eine Rechnungs-Software wie Billomat unterstützt dich dabei, mit fehlerhaften Dokumenten rechtssicher zu verfahren. Falls du bei der Verwendung einer Software wie Billomat in Versuchung geraten würdest, eine bereits abgeschlossene Rechnung im Nachhinein löschen zu wollen, wird Billomat dich warnen, dass dieses Vorgehen nicht korrekt ist (damit du nicht in Versuchung gerätst, das Dokument im Nachhinein zu bearbeiten, ist dieser Schritt in Billomat gar nicht möglich). Schritt für Schritt führt dich das System dich dann bis zum Abschluss der Storno-Rechnung, damit du deine Rechnung in einer Weise korrigieren kannst, die das Finanzamt fordert.

Solange du eine Rechnung im Billomat-System nicht als „abgeschlossen“ markiert hast, ist eine Bearbeitung natürlich jederzeit möglich. Solange die Rechnung nicht abgeschlossen ist, sollte sie ihren Empfänger schließlich noch gar nicht erreicht haben.

 

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