Was ist eine Rechnungsnummer und wie muss sie aussehen?

Rechnungsnummer Vorgaben

Die Rechnungsnummer gehört zu den Pflichtangaben für eine Rechnung. Jede deiner Rechnungen braucht eine eigene Nummer, die die jeweilige Rechnung unverwechselbar macht. Das System deiner Rechnungsnummern muss fortlaufend sein, die Kombination aus Ziffern – und ggf. auch Buchstaben, wenn du das möchtest – kannst du aber frei wählen.

Das Umsatzsteuergesetz §14 (4) definiert die Rechnungsnummer wie folgt:

eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird

 

Wie wähle ich mein System für Rechnungsnummern?

Dein System sollte für dich selbst simpel nachzuvollziehen sein und für das Finanzamt eine transparente Logik haben. Rechnungsnummern müssen keinesfalls bei „1“ für deine allererste Rechnung anfangen und mit einer „2“ für deine nächste Rechnung weitergehen.

Beispiele:

  • In jedem Kalenderjahr kannst du wieder bei „1“ (oder „1000“ oder wo auch immer) anfangen und das Kalenderjahr selbst Teil deiner Rechnungsnummer sein lassen. Dann vergibst du 2017 die Nummern „2017-1“, „2017-2“ usw. und im Folgejahr „2018-1“, „2018-2“ usw.
  • Ein Kürzel des jeweiligen Kunden kann auch Bestandteil deiner Rechnungen sein: Dann bekommt die „Abakus GmbH“ z.B. die Rechnung „2017-Ab-1“ und die „Zentauren UG“ die Rechnungsnummer „2017-Ze-1“.
  • Wenn du nicht möchtest, dass Kunden anhand einer Rechnungsnummer erraten können, wie viele Rechnungen du im Jahr schreibst, kannst du vollkommen wahllos mit irgendeiner Zahl beginnen. Die allererste Rechnung, die du jemals schreibst, kann durchaus die Nummer „1456993“ tragen, wenn du das möchtest.

Rechnungsnummer Vorgaben

Jede Rechnungsnummer muss einzigartig sein um nur exakt einer Rechnung zugeordnet werden zu können

 

Absolute Priorität bei der Vergabe deiner Rechnungsnummer hat die Einmaligkeit einer Nummer in deinem System. Welche Kombination aus Ziffern und Buchstaben für dich am besten passt, ist dem Finanzamt egal.

Mit Billomat Rechnungsnummern automatisch vergeben

Billomat vergibt an deine Rechnungen automatisch einmalige und fortlaufende Rechnungsnummern. Du kannst dem System selbstverständlich auch deine eigene Systematik beibringen, dann übernimmt Billomat für dich die Aufgabe, nach deinen Vorstellungen jedem Dokument seine eigene, unverwechselbare Nummer zu geben.

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