Wer darf und wer muss Rechnungen schreiben?

Wer muss Rechnungen schreiben
Wer schreibt eigentlich Rechnungen? Unter welchen Umständen? Und was ist mit Privatpersonen – darf jemand ohne ein eigenes Gewerbe auch eine Rechnung schreiben?

Die Pflicht: Wer muss Rechnungen schreiben?

Kümmern wir uns erst mal um die Pflicht und dann um die Kür: Wer muss Rechnungen schreiben? Jeder, der ein Unternehmen führt, muss Rechnungen für seine Leistungen schreiben – sofern er Geschäfte mit anderen Unternehmen macht bzw. mit juristischen Personen geschäftlich verkehrt. Dabei ist es völlig unerheblich, ob das Unternehmen eine Ware produziert, eine Dienstleistung erbringt, ob es aus mehreren Personen besteht oder ein Freiberufler als Einzelkämpfer beschäftigt ist.
Das bedeutet, dass auch ein Gewerbe keine Voraussetzung ist, um Rechnungen zu schreiben – denn Freiberufler sind per Definition keine Gewerbetreibenden! Für Geschäfte mit Privatkunden gibt es keine Rechnungspflicht – deshalb bekommt man für seine Einkäufe im Supermarkt an der Kasse in der Regel keine Rechnung, sondern eine Quittung ausgestellt.

Rechtliche Grundlage der Pflicht zum Rechnungsschreiben

Geregelt ist die Pflicht zum Rechnungenschreiben im Umsatzsteuergesetz, §14. Dort ist nachzulesen, dass Unternehmen an andere Unternehmer oder an Personen, mit denen sie geschäftlich verkehren Rechnungen ausstellen müssen, und zwar innerhalb von 6 Monaten nach erbrachter Leistung. Diese Frist ist sinnvoll, weil Rechnungen dazu dienen, dem Finanzamt geschäftliche Vorgänge plausibel zu machen und Transaktionen zu belegen.
Abgesehen davon dürfte jedes gesunde Unternehmen auf Liquidität angewiesen sein, weshalb die 6-Monats-Frist nicht schmerzhaft ist.

Wer muss Rechnungen schreiben

Tipp: Rechnungen können mit der Billomat App ganz leicht mobil erstellt werden!

Die Kür: Wer darf eine Rechnung schreiben?

Auch Privatpersonen dürfen eine Rechnung schreiben, müssen aber darauf achten, dass ihre Privatrechnung alle Pflichtangaben enthält:

  • Name und Anschrift der Person, die die Rechnung schreibt
  • Name und Anschrift der Person, die die Rechnung erhält
  • Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wird
  • Datum, an dem die Leistung oder der Verkauf geschehen sind
  • Beschreibung der Leistung oder der Ware (ggf. Menge oder Anzahl bei einem Verkauf)
  • Hinweis auf den Privatkauf

Achtung: Eine Privatrechnung darf keine Mehrwertsteuer enthalten!

Und noch ein wichtiger Hinweis für Personen, die Privatrechnungen ausstellen: Wenn es nicht bei einem Einzelfall oder sehr seltenen Anlässen für Privatrechnungen bleibt, ist unbedingt Vorsicht angesagt: Bei wiederkehrenden Einnahmen handelt es sich möglicherweise bereits um eine gewerbliche Tätigkeit, die angemeldet werden muss!

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