Wie muss ich meine Rechnung aufbewahren?

Wie muss ich meine Rechnung aufbewahren

In Deutschland gibt es nicht nur für alle unternehmerischen Belange mindestens ein eigenes Gesetz – nein, es gibt außerdem für die meisten Regeln auch eine hübsche Abkürzung. Zum Beispiel die „GoB“ – das sind die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchhaltung“.

Zur GoB gehören auch die Aufbewahrungspflichten für Unterlagen, die geschäftlich relevant sind. Manche müssen 6 Jahre, andere müssen 10 Jahre aufbewahrt werden – abhängig jeweils vom Typ des Dokuments.

Wer muss sich an Aufbewahrungspflichten halten?

Seinen Nachweis über das Seepferdchen zu verlieren oder den Blutspendeausweis versehentlich zu entsorgen ist ärgerlich, wird aber nicht gesetzlich geahndet. Anders als im Privatbereich sind dagegen alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind (und dazu gehören faktisch eigentlich alle Unternehmen, vom Einzelunternehmer mit Ich-AG bis hin zum Großkonzern) zur Aufbewahrung ihrer Unterlagen verpflichtet. Und zwar muss die Aufbewahrung in einer Weise geschehen, dass sie vollständig und zeitnah jederzeit nach Ankündigung einer Prüfung zur Verfügung stehen können.

Für welche Unterlagen gilt welche Aufbewahrungsfrist?

Alle Unterlagen, die einen Bezug zum Jahresabschluss haben, müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

Zu diesen Unterlagen gehören:

  • Rechnungen (sowohl Ausgangs- als auch Eingangsrechnungen)
  • Gutschriften
  • Bilanzen (Eröffnungsbilanzen)
  • Gewinn- und Verlustrechnungen
  • Steuererklärungen und Steuerbescheide
  • Kontoauszüge
  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte (Konzernlageberichte, Konzernabschlüsse)
  • Personalakten
  • Verträge

Rechnung aufbewahren

Auch Rechnungen müssen 10 Jahre lang aufbewahrt werden.

 

Der kürzere Zeitraum von 6 Jahren gilt für Unterlagen, die eher dem laufenden Betrieb zuzuordnen sind, wie zum Beispiel Geschäftskorrespondenzen:

  • Briefe, die ein Unternehmen an Kunden und Geschäftspartner verschickt oder von ihnen erhält
  • Angebote und Lieferscheine
  • Frachtunterlagen und Frachtbriefe (sowohl aus nationalem als auch aus dem internationalen Frachtverkehr – alle Unterlagen mit Bezug zum Zoll allerdings haben eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren)

 

Gut zu wissen

Für Verträge gilt, dass die Aufbewahrungsfrist erst nach dem Vertragszeitraum beginnt! Das bedeutet zum Beispiel, dass ein Mietvertrag für Geschäftsräume erst 10 Jahre nach Ende der Mietzeit entsorgt werden darf, keinesfalls 10 Jahre nach Mietbeginn.

Für alle Belege auf Thermopapier empfiehlt sich eine Kopie – diese Nachweise verblassen nach deutlich weniger als 10 Jahren und sind im Fall einer Prüfung möglicherweise nicht mehr lesbar und damit ungültig.

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